Gerenciando relacionamentos e informações
Parece que esse é o seu maior problema, desde a formulação da pergunta, mas há vários outros problemas associados que podem surgir. Se você está preocupado em manter as coisas em ordem, como o NPC sabe qual outro NPC, quem gosta de quem, quem odeia quem, esse tipo de coisa, então você está preocupado em gerenciar relacionamentos.
As ferramentas visuais certas para isso são estruturas em árvore e estruturas gráficas.
Por exemplo, se você está tentando rastrear quem é quem em uma vigilância da cidade ou força policial, provavelmente quer um chefe, um chefe no topo, pessoas que se reportam a ele, pessoas que se reportam a eles, etc. Se for algo como uma hierarquia moderna, ela terminará como uma árvore, porque as pessoas só se reportam a outra pessoa. Cada nome de NPC é um nó e cada linha de um para o outro deve subir.
Por outro lado, se é uma organização mais fluida, como os políticos de um conselho da cidade, pode haver muitos arcos de nó para nó. Além disso, esses arcos podem ser rotulados com informações realmente importantes: A pinheiros de B, B desprezam A. C está chantageando D sobre o roubo de D de E. Todas essas relações podem ser resumidas em uma palavra ou duas nos arcos.
Três idéias podem acabar em tensão, aqui:
Primeiro, esses pequenos gráficos provavelmente não devem ter todos os NPCs listados neles e nem precisam ser 'completos' no sentido matemático de cada nó conectado a qualquer outro nó. A vida não funciona assim, nem suas anotações.
Segundo, mas às vezes, pessoas de um grupo ou outro vontade tenha conexões legítimas e importantes com o exterior - não tenha medo de mostrar isso.
Terceiro, não se envolva em modelar tudo. Apenas modele o que é importante. Provavelmente, é uma boa ideia deixar áreas para preencher mais tarde à medida que o jogo se desenvolve. E se a sua configuração é realmente complexa, você pode transformar isso em um pequeno meta, com um gráfico em que as organizações são as notas - criminoso clandestino em guerra com a guarda da cidade, mas aliado a algum terceiro grupo etc.
Gerenciando NPCs e informações individuais
Se você está preocupado com o gerenciamento de informações específicas de NPCs individuais - o que eles têm, o que fazem, o que podem fazer -, então você não está mais no território das relações, mas com NPCs individuais. Não há como contornar isso, exceto criar um arquivo de algum tipo (cartão de nota, arquivo de texto, entrada de planilha, algo) sobre cada um.
Eu os manteria simples, apenas pontos de bala ou meias frases.
Gerenciando tempo e informações
Finalmente, você não pergunta diretamente sobre isso, mas pode se tornar uma preocupação: os jogos são dinâmicos e os NPCs estão realizando ações ou mudando de sessão para sessão.
Um conselho é fazer o que você decidir fazer, rapidamente depois de cada jogo ou pouco antes do próximo, enquanto as coisas estão frescas em sua mente (ou então elas permanecem frescas em sua mente).
Um segundo conselho é usar as ferramentas gráficas que você criar para ajudar a gerenciar isso, lembrando que, na maioria das vezes, o jogo é sobre os PCs e que, se os NPCs forem muito dinâmicos, você corre o risco de se concentrar em os NPCs mais do que os jogadores. Sim, o prefeito provavelmente é importante, mas provavelmente também está principalmente (principalmente!) Em algo como estase devido a seus oponentes e responsabilidades. Os NPCs têm um certo escopo, que você esboçou principalmente com seus gráficos. É realista que cada um deles tome nota de tudo o que os PCs fazem? Provavelmente não. Mantenha-o mínimo e simples.
Terceiro, depois de descobrir como cada NPC muda de sessão para sessão, você precisará descobrir como atualizar suas outras representações. Pode ser tão simples quanto atualizar os arquivos do computador ou tão entediante quanto xeroxar cópias físicas de seus gráficos ou algo semelhante.
Ferramentas de Software
Se você está procurando ferramentas de software para ajudar, o que provavelmente deseja é algo chamado Mente Mapa o que ajudará você a desenhar os tipos de gráficos de arco de nó de que estou falando e pode permitir que você vincule nós a outros arquivos de texto ou descrições curtas de texto interno. Eu não as uso pessoalmente (não tenho disciplina para atualizá-las em tempo hábil), mas conheço muitas pessoas que se aproveitam muito delas. Alguns deles são gratuitos ou efetivamente gratuitos e resolvem a maioria ou todos os problemas que descrevi acima, incluindo os problemas de atualização - basta salvar uma nova versão após cada sessão.