Você diz que " nós geralmente estão se deparando com um problema ..." mas parece que do resto da pergunta, e me perdoe se eu estiver errado, você quer dizer " Eu geralmente estou com um problema ... "Isto é, seus jogadores realmente levantaram isso como uma questão que está prejudicando o prazer deles em relação ao jogo?
Eu não joguei ou mestrei os sistemas Gumshoe ou Cthulhu, mas estou ciente da mecânica e do caminho da aventura em particular.
Fora do personagem
Devo dizer que uma série de coisas que você levanta como OOC ou quebra de imersão não me impressionam como tal, talvez haja mais do que você diz, mas:
During the reading and interpretation of these clues players are largely out of character. I give them a prop, they read it and discuss it.
Isso parece ser exatamente o que o personagem faria; Certamente não posso ver investigadores que acham uma pista escrita estragar tudo e jogar fora. Se os jogadores estão dizendo "Eu acho ...", "E se isso significa ...", "Você diria ..." então eu não posso dizer honestamente se este é o jogador que está falando ou o personagem falando como ambos fariam perfeito sentido.
the mechanical way refreshes work to be immersion breaking
Eu não consigo enxergar isso: você tem que estar em um lugar seguro, o tempo tem que passar, ou você tem que estar entre cenários que significam que você está tirando uma folga de suas atividades e isso é exatamente como as pessoas na vida real se atualizam.
Você faz referência a amigos e familiares. Você já representou estes amigos e familiares com os jogadores de uma forma que permite aos jogadores se conectarem com eles? Se não, eles são apenas nomes em uma lista telefônica. Os seres humanos não se importam com os estranhos de uma forma emocional - é por isso que as organizações humanitárias tentam colocar um único rosto nos apelos de socorro a desastres. Uma pessoa com a qual podemos nos relacionar é mais importante que milhões que não conhecemos.
Falha
Falha é uma opção.
Desde que haja pistas suficientes de que os personagens estão em um prazo e os jogadores ainda não agem com a devida urgência, então eles fracassam e horrores indizíveis comem seus cérebros. Na verdade, essa é a maneira mais sensata de terminar uma campanha de Cthulhu.
No entanto, não subestime o quão difícil é interpretar pistas: elas parecem fáceis para você porque você tem as respostas . Sutileza não é sua amiga aqui: mesmo se você lhes der um calendário com um círculo vermelho em torno do dia 12 e uma grande gravadora dizendo "FIM DO DIA MUNDIAL!" pelo menos metade dos jogadores vão sentir falta ou esquecê-lo ou pensar que você está brincando com eles.
Pessoalmente, acho que o personagem deve encontrar apenas um calendário desse tipo e você deve colocá-lo em um lugar de destaque, cruzando ostensivamente todos os dias enquanto eles o desperdiçam. Mesmo assim, às vezes você tem que quebrar o personagem e dizer "Olha pessoal, eu realmente quero dizer, o mundo termina no décimo segundo, você pode bater por aqui se quiser, mas você está apenas perdendo tempo. "Quanto às reações dos bandidos: vá em frente! Se os jogadores estão fazendo escolhas que farão seu próprio progresso mais difícil, então seu papel como GM é habilitar o que os jogadores fazem. Se houver agora 12 guardas em um local em vez de 4, deixe o personagem encontrar uma nota dizendo: "O chefe diz que [a festa] está chegando: eles são o [lugar em que bateram] dois dias atrás, triplicaram a guarda, eu quero 12 caras de plantão em todos os momentos! Assinado [Underling No 2] ". Isso diz a eles que, se eles se movessem mais rápido, as coisas seriam mais fáceis: ainda é possível que eles se movam mais rápido ou não.