A melhor diretriz que eu posso oferecer a essa questão tem a ver com a quantidade de descrição que você fornece aos seus jogadores sobre a sala / configuração que eles encontram.
Quanto menos descrição você fornecer, menos "itens" estarão disponíveis para pesquisa e mais facilmente você (ou eles) poderá aplicar um tipo passivo de detecção / verificação de pesquisa. Você pode optar por rolar você mesmo ou delegar a rolagem para os jogadores.
Quanto mais descrição você fornecer da configuração, em termos de detalhes, mais provável é que eles precisem fazer escolhas e declarar para o que estão olhando ou para o quê.
Se você tiver acionadores específicos para a trama que mantêm a história em movimento, por exemplo, você pode solicitar ou disparar uma verificação passiva quando ela for mais adequada.
Páginas e páginas de sugestões podem ser escritas sobre este tópico, mas essa diretriz básica, que é o que você pediu, é o que eu cheguei depois de vários anos de criação e descrição de masmorras / ambientes para jogadores em várias campanhas.
Versão do TLDR: Mais detalhes são fornecidos para mais detalhes é o que eles verificam ou procuram.
Como você observou (ótimo exemplo) quando você escreve um módulo ou uma aventura pré-plotada, você pode colocar quaisquer limites ou gatilhos que você queira nele por razões competitivas ou narrativas.