A página oficial do Consulado Geral da Itália na Filadélfia (clique em inglês no canto superior direito depois de abrir a página se a página estiver em italiano) tem todas as informações que você precisa (formulários e instruções estão na parte inferior da página) preparar todos os documentos necessários e agendar a consulta.
De suas perguntas frequentes:
How long will it take to get my visa?
It may take between 3 to 21 days depending on the applicant's nationality.
E quanto ao momento certo para solicitar um visto
Since during the months of: May, June, July, August, November and December the number of visa applications increase, it is therefore advisable to apply at least 3 weeks in advance. Note, however, that applications cannot be processed earlier than three months before your planned departure date.