Todas as companhias aéreas verificarão se você tem um passaporte e uma documentação válidos antes de entrarem em contato com você. E a maioria registra essas informações na sua reserva, mesmo que elas não precisem enviá-las via APIS e tal.
No entanto, não há regras universais sobre quando eles coletam essas informações, além da regra que eles devem verificar antes de entrarem em contato com você. Algumas companhias aéreas solicitarão o número do passaporte no momento da reserva, algumas solicitam detalhes completos do passaporte no momento da reserva, outras apenas aguardam o check-in.
Muitas vezes, com reservas on-line, as companhias aéreas coletam a quantidade mínima de detalhes que precisam para lhe vender um ingresso. Quanto mais informações você tiver que digitar, maior a probabilidade de você abandonar o processo de reserva.
Mas quando as pessoas ligam para reservar, elas estão mais dispostas a fornecer mais detalhes quando falam com um humano. Assim, seu agente de telefone pode solicitar mais detalhes antecipadamente e preencher mais espaços em branco no seu registro de reserva.