Vamos ser honestos aqui, devido a um número limitado de sons, o japonês não pode replicar muitos sons de línguas estrangeiras. Isso é comum em muitos idiomas, a propósito. Os falantes de inglês têm muitos problemas com palavras vietnamitas que começam com Ng, japonês e até mesmo com o ふ in 富士山 (Mt. Fuji).
Antes de tudo, você tem que aceitar que seu nome soa diferente quando transliterado para outro idioma. Por exemplo, Yochanan (hebraico) tornou-se Ioannes (latim) ou Hans (alemão) ou John (Inglês) ou Yanni (grego) ou Iain (gaélico) ou Evan (galês) ou Jean (francês) ou Ivan (ucraniano) ou ヨ ハ ネ ( Japonês).
Às vezes, a ortografia original é mantida, mas a pronúncia muda. Às vezes a pronúncia era semelhante, mas a linguagem mudou.
Quanto aos sobrenomes escoceses, suponho que o seu seja difícil de pronunciar porque é longo. No entanto, há um sobrenome escocês realmente longo que é bem conhecido em todo o Japão e ainda pronunciado erroneamente todas as vezes. Você provavelmente já sabe o que é, mas aqui está:
マ ク ド ナ ル ド
Como os japoneses lidam com esse sobrenome escocês complicado (McDonald's btw)? Eles geralmente abreviam para マ ク ド (Kansai), ou apenas マ ク (Kanto). Não é estranho, é comumente feito com outros nomes de empresas estrangeiras (como ケ ン タ ou ス タ バ) e, apesar de soar estranho aos nossos ouvidos, muito normal no Japão.
Os falantes de inglês geralmente abreviam palavras longas, usando letras para representar palavras (NBC, FDA, SCUBA, TV, IBM). Como você provavelmente já sabe, os falantes de japonês naturalmente abreviam usando sons iniciais (レ モ コ ン 、 テ レ ビ 、 ア ニ ニ メ). E não se limita a palavras de empréstimo. Muitas empresas japonesas são abreviadas da mesma maneira. Nissan ( Ni ppon San gyo), Toshiba ( Para kyo Shiba ura), Nikkei ( Ni hon Kei sai Shinbun).
Além disso, regiões inteiras do Japão são abreviadas de forma relacionada, mas usando o mesmo caractere. A área de Keihanshin consiste em um caractere de cada um de Kyoto ( 京 都), Osaka (大 阪 ) e Kobe ( 神 戸) embora eles usam as leituras chinesas. Os japoneses chamam o terremoto de Kobe em 1995 do terremoto Great Hanshin. O epicentro foi em torno de Kobe e sofreu o pior, mas toda a área de Hanshin foi afetada.
Ok, agora que você tem esse histórico para suas perguntas:
Would it be considered inappropriate in Japan to suggest to a staff
member / relative stranger to use my first name if they struggle with
my surname?
Nada disso. É muito comum o japonês usar os primeiros nomes, seguido do sufixo for さ for para nomes estrangeiros.
Are there likely to be any complications (legal or otherwise) if I use an
alternate spelling of my name to make it easier for Japanese speakers to read?
Geralmente não, não. Especialmente se você usar a versão Katakana do seu nome ao escrevê-la, em vez da versão romanizada.
Legalmente, há uma maneira padrão de katakana-nize MOSTAR nomes, bem como uma maneira padrão de romanizar nomes japoneses. Para fins super oficiais, pode ser necessário usar a transliteração oficial do seu nome. Se seu nome não é óbvio para se pronunciar, aprenda como escrevê-lo oficialmente em Katakana e não deve haver um problema. No entanto, a menos que você esteja assinando uma hipoteca, isso geralmente não importará. Alguns formulários e documentos exigirão que você escreva seu nome em Katakana (os falantes de japonês também fazem isso com nomes de Kanji, pois podem usar leituras diferentes), mas isso não importará muito na vida real.
Se você estiver preenchendo um formulário para obter algo enviado para você na Amazon, use o que quiser e não se preocupe muito. Se o seu nome é Victor, sinta-se à vontade para usar ビ ッ ク タ ー (Bikkutaa) ou ヴ ィ ッ ク タ ー (Vikkutaa). Nomes conhecidos têm pronúncias padrão que podem diferir da sua, no entanto. A pronúncia britânica difere da pronúncia americana padrão e os japoneses usam um ou outro, dependendo.
Realmente, a única vez que você vai se deparar com complicações é se você está fazendo algo super oficial exigindo um selo Hanko ou como eu disse, conseguindo uma hipoteca ou talvez abrindo uma conta bancária, mas os bancos geralmente são muito bons e tem documentação sobre como lidar com isso. Tudo será baseado em seu nome de passaporte em qualquer caso, e tenho certeza que eles têm um SOP em algum lugar que cuida de quase TODAS as contingências. Isso é muito japonês.
Quanto a essa transliteração oficial, não podemos ajudá-lo, pois você não forneceu o sobrenome em questão.