Eu não conheço a sua companhia de seguros em particular, mas eu apresentei pedidos de seguro de viagem algumas vezes - embora nos EUA, então leve isso com o grão de sal.
Normalmente, o seguro de viagem exige que você envie uma reivindicação dentro de um determinado período. No entanto, "enviar uma reivindicação" não significa "enviar nenhuma e todas as suas faturas", é "informar sua seguradora sobre o evento coberto". O objetivo é que certos eventos precisem ser investigados com rapidez suficiente para confirmar que o evento aconteceu, pois a evidência necessária seria perdida.
Assim, o que ela precisa fazer é enviar uma reivindicação para o seguro imediatamente, sem as contas. Ela deve descrever o tratamento recebido, a localização, etc. Ela também deve avisar que não foi faturada diretamente pelo hospital, e o hospital só disse que enviaria uma fatura em 4 meses.
O que acontecerá a seguir é que o avaliador de sinistros vai chegar ao hospital para confirmar que ela foi de fato tratada lá. Eles também pedirão ao hospital para enviar as contas diretamente a eles. Em seguida, o avaliador de sinistros falará com ela e, a menos que as contas sejam recebidas, a reivindicação ficará pendente até que - e se - ela receber a conta.