Eu vou em frente e respondo porque acho que sua pergunta principal é boa. Parece que o que a sua empresa instala são sistemas de automação residencial bastante complexos, e você está contratando eletricistas residenciais para fazer a fiação. Em vez disso, o que você precisa para aplicações como essa é um eletricista com experiência em automação industrial. Eles fazem exatamente o tipo de coisa que você está fazendo durante todo o dia - conectando CLPs e relés montados em rack, rotulando fios de acordo com números de identificação em um diagrama, fiação e terminação de alta e baixa tensão.
Outra coisa que você precisa é de um contrato. Se ter seus circuitos e fios marcados de certa forma é importante para você, então você precisa especificar isso em seu contrato. Você não pode simplesmente presumir que seu eletricista saberá que você prefere números de ID em seus circuitos só porque ele tem uma folha com números de ID, especialmente um eletricista residencial cujos clientes habituais não teriam ideia do que os números de ID significavam. E então, se algo não for feito de acordo com o que você especificou no contrato, você pode indicá-lo e o eletricista irá corrigi-lo. As outras histórias que você mencionou soam como erros que deveriam ter sido corrigidos pelo eletricista, supondo que eles fossem seu erro (foi você ou ele que encomendou o painel de relés que não tinha espaço suficiente para 200 fios?). De qualquer forma, todo mundo comete erros de vez em quando.
Para responder a sua pergunta específica, já existe um sistema para diagramar circuitos elétricos. Você provavelmente já deve estar familiarizado com estes símbolos se estiver instalando a automação residencial.
Um último conselho para uma boa comunicação com o eletricista, se estiver trabalhando nos EUA (o que talvez não seja): verifique se o que você está chamando nesses dispositivos corresponde à terminologia dos EUA para esses dispositivos. Por exemplo, nos EUA, você nunca ligaria para um interruptor com uma posição "para cima" e "para baixo". Aqui, um botão é um botão que você empurra para a superfície na qual ele está montado. Os interruptores de subida / descida são normalmente chamados de interruptores, pelo menos em uma casa. Eu não sei o que é uma carteira, talvez uma tomada de parede? E seria muito incomum ter um circuito de lâmpada de 220V.