Eu tive o compartilhamento de custo do XP com feitiços como Comuna, onde o grupo quer o feitiço, mas o lançador reluta em pagar todo o custo do XP. Eu tenho uma regra de casa para acomodar isso.
Compartilhamento de custos
Para feitiços com um custo de XP igual a Comuna, onde a parte inteira quer conjurá-lo para avançar na trama, eu faço um voto. Se todos concordarem, dividirei o custo igualmente entre a parte inteira. Normalmente, esses custos são tão baixos quando divididos, que só sai do XP que eles ganhariam na sessão. Se houver até um voto dissidente, isso não acontece. (Para garantir que os dissidentes quietos possam opinar, você pode fazer esse voto em segredo fazendo com que todos fechem os olhos, abaixem a cabeça e levantem a mão se eles se opuserem. Então os jogadores não saberão quem discorda.)
Com os jogadores da minha campanha, eles o usaram algumas vezes e ficaram felizes em tê-lo como uma opção. Se você tem jogadores mais competitivos, pode não funcionar tão bem para você.
NPCs não podem fazer isso. Eu nunca tive que dar uma explicação para o porquê, já que meus jogadores sabem que é só eu tentando ser legal com eles e eles nunca perguntaram. Se o fizessem, eu daria uma desculpa (provavelmente algo sobre os perigos compartilhados que o partido enfrentou permitindo que eles estivessem mais próximos um do outro, ou algo assim).
Transferência de custo de criação de itens
No seu caso, você está falando sobre a criação de itens, e eu faria algo assim:
Se um PC com um talento de criação de itens estiver fazendo uma espada para um lutador, eu permitirei que o lutador pague o XP em vez do criador do item. Isso requer que o Lutador participe do processo de criação de itens e os desativa da mesma quantidade de tempo que o criador do item está ocupado fazendo o trabalho. A coisa realmente importante é que o XP é pago por alguém, e se for a pessoa que usará o item em vez daquele que o cria, estou bem com isso.
Mais uma vez, apenas PC. Os NPCs querem ser pagos pelo seu trabalho e não concordariam com tal acordo, mesmo que pudessem. Você pode inventar uma razão para que eles não possam, ou simplesmente pedir que eles recusem as regras da guilda e se os PCs usarem magia para persuadi-los, faça com que a lei seja envolvida.
Fazer algo assim arrisca os jogadores a descobrir como abusar dela, mas isso depende dos seus jogadores.
Seus assuntos de entrada de jogadores
Sua ideia tem salvaguardas mais embutidas do que a minha. Com meus jogadores, eu não preciso dessas salvaguardas, então não estou preocupado com isso, pois sei que eles não vão tentar abusar dele. Se você não está tão confiante no que seus jogadores fariam, ter algumas salvaguardas para limitar como isso pode ser usado e com quem ele pode ser usado é uma precaução sensata.
Não existe uma maneira melhor ou preferível de fazer uma regra de casa como esta, já que as regras da casa são feitas sob medida para se adequar ao seu jogo e às pessoas na mesa. Se eles querem a capacidade de fazer isso, eu sentaria com eles e explicaria sua ideia. Veja o que eles pensam e desenvolva algo entre você que todos gostem e entendam.