Quando ir? Paris pode ser visitada durante todo o ano. Se você planeja ir para lá em uma viagem escolar, você pode ter outras restrições, como, por exemplo, o calendário escolar. Assim, vá lá sempre que melhor lhe convier. Lembro-me de quando era jovem, as pessoas da minha escola iam a Paris na primavera (março-abril) em viagens educacionais.
Como ir? Isso depende muito de onde você é! Se você tem uma massa crítica de participantes, eu consideraria contratar um treinador. Note que você pode usar o ônibus para explorar Paris. O trem pode ser bem caro. Caso você queira considerar isso, também dê uma olhada nas tarifas aéreas. Outra opção de orçamento seria viajar em um ônibus regular (Eurolines, Idbus, ...). Caso pretenda viajar de trem ou ônibus regular, é necessário prever um orçamento para viagens locais em Paris.
Onde dormir? Você pode procurar um hotel fora do "boulevard périphérique". Eles são mais baratos que os intra muros. Muito poucos destes estão localizados perto de estações de metro ou RER. Se você considerar viajar de ônibus, encontrará facilmente estacionamento nas proximidades. Você pode ver por exemplo para Ibis, F1 ou Etap Hotels. Eles são decentes e têm uma boa relação preço / qualidade. Mas não espere nenhum "charme". Eles são funcionais. Esta discussão também pode seja do seu interesse.
P.S. Observe que não sou afiliado a nenhuma das seguintes empresas: Idbus, SNCF, Eurolines, Accor Hotels.