Está bem estabelecido que os alunos obtenham a senha inicial dos monitores. Por exemplo, quando Harry e Ron chegam à entrada pela primeira vez em Câmara de segredos, não tendo estado no Salão Principal, nos dizem o seguinte:
They didn't know the new year's password, not having met a Gryffindor prefect yet,
Quanto à forma como os prefeitos são informados, não temos muita informação. No entanto, podemos assumir que eles não são informados diretamente pela Mulher Gorda, porque eles já sabem a senha antes de chegarem ao retrato dela. Presumivelmente, então, os monitores recebem a senha de um membro da equipe, provavelmente o chefe da casa, Professor McGonagall. Supondo que você faça com que a Mulher Gorda defina a senha, teríamos que assumir que ela a fornece a McGonagall com antecedência.
O acima é tudo em referência à senha inicial do ano. É aí que encontramos vários exemplos nos livros de prefeitos que conhecem as senhas. No entanto, as senhas também mudam rotineiramente ao longo do ano e, nesses casos, não vemos monitores dando as senhas aos outros alunos. De fato, não vemos nada sobre como as novas senhas são espalhadas. Vemos uma instância de uma senha alterada no Capítulo Dezessete de Príncipe Mestiço:
"Baubles," said Ron confidently, when they reached the Fat Lady, who was looking rather paler than usual and winced at his loud voice.
"No," she said.
"What d'you mean, 'no' ?
"There is a new password," she said. "And please don't shout."
"But we've been away, how're we supposed to — ?"
Mas isso nos diz que a Mulher Gorda não dará a nova senha aos estudantes que tentam entrar na sala comum. Não nos diz como a nova senha seria realmente espalhada.
Mais adiante, no capítulo vinte e três, há outra instância que pode lançar um pouco de luz sobre o sistema:
By the time he got up to the portrait of the Fat Lady and pulled off his Invisibility Cloak, he was not surprised to find her in a most unhelpful mood.
"What sort of time do you call this?"
"I'm really sorry — I had to go out for something important —"
"Well, the password changed at midnight, so you'll just have to sleep in the corridor, won't you?"
"You're joking!" said Harry. "Why did it have to change at midnight?"
"That's the way it is," said the Fat Lady. "If you're angry, go and take it up with the headmaster, he's the one who's tightened security."
Aqui vemos outro exemplo de uma senha sendo alterada e um aluno sem saber a nova senha. Mais uma vez, a Mulher Gorda não diz a ele a nova senha. Agora, se considerarmos a alegação de que a senha mudou à meia-noite, teremos que pensar em como qualquer um saberia a nova senha. Assim que eles saírem da sala comunal na manhã seguinte, não conseguirão voltar. Mesmo se descobrissem a senha no Salão Principal durante o café da manhã (como no início do ano), isso não ajudaria ninguém quem precisava voltar antes de ir tomar café da manhã. Parece razoável, então, que as alterações de senha sejam exibidas na própria sala comum. Portanto, quando a Mulher Gorda escolhe uma nova senha, pode haver algum sinal mágico dentro da sala que é atualizado automaticamente com a nova senha. Assim, qualquer aluno que já esteja dentro poderá aprender a nova senha antes de sair da sala.
Agora acontece que, no caso acima, a Mulher Gorda estava mentindo, e a senha realmente não havia sido alterada:
He wheeled about and sprinted off again, ignoring the Fat Lady who was calling after him.
"Come back! All right, I lied! I was annoyed you woke me up! The password's still 'tapeworm'!"
No entanto, pelo que Harry respondeu (e não respondeu), talvez possamos inferir que nada do que a Mulher Gorda estava reivindicando era fundamentalmente contra o funcionamento do sistema.
No entanto, há um pequeno problema em supor que a nova senha seja exibida dentro da sala comum. Como parte de sua punição por permitir que Sirius Black tivesse acesso à sala comunal, Neville não recebeu as novas senhas:
Neville was in total disgrace. Professor McGonagall was so furious with
him she had banned him from all future Hogsmeade visits, given him a detention, and forbidden anyone to give him the password into the tower.
Se as senhas fossem exibidas na sala comunal, isso seria um castigo sem sentido, pois ele poderia descobrir com facilidade, mesmo que ninguém lhe dissesse. Portanto, agora teríamos que assumir que McGonagall lhe puniu sem sentido ou aceitar que a senha não é exibida na sala comunal. Se não for exibido, ficaremos presos ao dizer que os alunos não conseguiram descobrir a nova senha até a próxima vez que viram um prefeito. Dependendo da hora do dia em que a senha é alterada, isso pode causar alguns problemas logísticos. É teoricamente possível que as senhas mudem da noite para o dia e os prefeitos sejam notificados imediatamente, para que possam contar aos outros alunos antes de deixarem a sala comum, mas não parece haver nenhuma evidência específica para isso.
Talvez relevante para isso seja a reação de Percy em Prisioneiro de Azkaban quando ele encontra todo mundo esperando do lado de fora depois que a Mulher Gorda foi atacada:
"Let me through, please," came Percy's voice, and he came bustling importantly through the crowd. "What's the holdup here? You can't all have forgotten the password – excuse me, I'm Head Boy –"
Aqui, Percy nem mesmo pensa que a senha pode ter sido alterada. Talvez possamos deduzir disso que a senha nunca mudaria a essa hora do dia ou que a senha nunca mudaria sem que Percy (como prefeito / chefe de equipe) fosse imediatamente notificado.
Em resumo, eu diria que, além da primeira senha do ano, não sabemos realmente como os alunos são informados.