Eu acho que você lidou com isso corretamente. Geralmente, lidei com situações em que quem escolhe agir primeiro obtém uma ação para iniciar o conflito, então todo mundo lança a iniciativa e nós procedemos de lá. Se alguém na situação efetivamente tivesse uma "ação preparada" - neste caso, a aparição estava claramente no limite, pronta para abaixar a menor provocação - que também é resolvida com a primeira ação, então todas as iniciativas acontecem. Isso não é estritamente RAW, mas acho que é o método mais justo e melhor para tais situações.

Para esclarecer e elaborar um pouco:

1. Todos estavam de guarda e conscientes dos adversários, por isso não surpreende nesta situação.

2. Embora RAW você possa apenas "preparar" uma ação em combate, eu permito, em situações de conflito como este, PCs e NPCs declarar uma ação e um gatilho para essa ação, ou seja, o que eles planejam fazer primeiro se as hostilidades começarem.

3. No entanto, prefiro que todos não participem da iniciativa até que alguém inicie as hostilidades com uma ação. Eu acho que ter iniciativas já roladas tende a empurrar a situação para as hostilidades. Também dá aos jogadores informações demais sobre a ordem em que as coisas podem acontecer depois que a luta começa - informações que os personagens não teriam. Eu gosto do sentimento de incerteza e imprevisibilidade que um impasse tem, sem iniciativa sendo conhecido de antemão.

Então eu gosto de ter a tensão lá, e talvez todo mundo fique de fora, ou talvez alguém comece - nesse caso a primeira ação e qualquer ação "preparada" acontece, então nós lançamos a iniciativa e entrar nisso.

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Eu acho um meio-termo útil em relação a ações "prontas", em que não faz sentido para uma pessoa ter uma ação "preparada" por longos períodos de tempo, mas em situações breves que são tensas, mas onde combate e iniciativa reais não são necessários, uma ação não combatida "preparada" pode fazer sentido. Suponha, por exemplo, que um personagem esteja em um cavalo em pânico e não consiga controlá-lo. Nós não precisamos entrar em combate total, mas faz sentido para o personagem "preparar" uma ação dizendo que, digamos, "quando o cavalo cruza a ponte, eu pulo para a água". Eu vejo impasses e emboscadas da mesma maneira.

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"Agir primeiro" não significa, na verdade, voltar no tempo e agir antes de alguém que tenha escolhido agir. Você pode reagir super rapidamente; você pode ser o primeiro a agir após o evento desencadeante, mas não importa o quão alto seja sua iniciativa, você não pode dizer "aquela bomba que acabou de funcionar, bem, minha iniciativa é maior, então vou me esconder antes saiu ". Em um impasse, todos estão intencionalmente de pé - não agindo - até que alguém decida agir, e então essa é a primeira coisa que acontece.

Tal como acontece com a maioria das coisas no jogo, em última análise, é a chamada do DM e, pessoalmente, acho que você lidou bem com isso. Mas mesmo assim, vamos dar uma olhada nas regras.

Primeiro, não acho que as regras normais de surpresa devam entrar em jogo.

The DM determines who might be surprised. If neither side tries to be stealthy, they automatically notice each other. [...] Any character or monster that doesn't notice a threat is surprised at the start of the encounter.

_{PHB, p. 189}

Dado que todos já estão cientes de todos os outros, ninguém pode / deve ser surpreendido.

Em seguida, há as regras para a iniciativa:

When combat starts, every participant makes a Dexterity check to determine their place in the initiative order.

_{PHB, p. 189}

Não há regras para dizer exatamente quando o combate começa, então cabe ao Mestre usar o melhor julgamento. No entanto, minha regra de ouro em situações como essa é que assim que alguém faz um movimento, o combate é iniciado, todo mundo lança a iniciativa e toma a vez de sua iniciativa contar como normal sem nenhum "você especial" fez o primeiro movimento para que você possa agir primeiro, independentemente do seu rol de iniciativa ".

As regras não são ambíguas aqui:

...the GM compares the Dexterity (Stealth) checks of anyone hiding with the passive Wisdom (Perception) score of each creature on the opposing side. Any character or monster that doesn’t notice a threat is surprised at the start of the encounter.

If you’re surprised, you can’t move or take an action on your first turn of the combat, and you can’t take a reaction until that turn ends. A member of a group can be surprised even if the other members aren’t.

Neste caso, todo mundo estava ciente de pelo menos uma ameaça, então ninguém ficou surpreso e todos deveriam ter sido capazes de participar de qualquer rodada de combate que acontecesse.

Frequentemente, em casos como o seu, as pessoas acham essas regras insatisfatórias. E se todos souberem que um combate pode acontecer, mas ninguém sabe exatamente quando isso acontecerá? Talvez algum subgrupo dos combatentes deva obter uma vantagem declarando que estão dando o primeiro soco?

É uma regra comum da casa. Mas as regras dizem que não funciona assim.

Neste caso, deve ser bastante claro. Não houve surpresa, pois todos estavam prontos para ir.

Assim que o clérigo começa a lançar um feitiço, todos jogam a iniciativa. Todo mundo se move quando sua iniciativa é alcançada.

É isso, simples assim.

Se a aparição rolou mais alto que o clérigo, então ele o viu começar a conjurar o feitiço e agiu antes que ele pudesse terminá-lo. Se o clérigo rolou mais alto, ele conseguiu lançar o feitiço antes que a aparição desaparecesse.

Não deveria haver nenhum rolo envolvido, provavelmente

Eu teria lidado com isso como uma ação preparada. O espectro exigiu que levantassem as mãos, largassem as armas e não se movessem. Eu tomaria isso como tendo uma ação preparada para (fazer X, provavelmente colidir com a parede), assim que alguém movesse suas mãos. Guiding Bolt tem um componente somático, como 99% de feitiços hostis, então o clérigo deveria ter que se mover antes de lançar o feitiço (eu suponho que 'mãos para cima' interfiram nos componentes somáticos pelo menos tanto quanto segurar uma espada e escudo). uma mão livre para lançar e uma mão não é livre se estiver sendo erguida acima da sua cabeça como um sinal de rendição). Assim, assim que o Clérigo baixasse a mão para começar a escalar, o espectro deveria ter interrompido a vez e deixado.

Se a aparição ficar por perto, o combate deve ser normal

Se o combate acontecer (ou seja, a aparição não usa uma ação preparada para fugir antes que alguém possa fazer nada), então todos devem lançar a iniciativa normalmente e seguir o normal. Ninguém está surpreso, e o clérigo que quebrou a negociação não recebe nenhum tratamento especial por ser aquele que jogou a lei, o costume e a honra ao vento por um potencial dano, embora não seja irracional conceder-lhes vantagem rolo de iniciativa.